Regionale Unternehmen beraten: Projektseminar bringt Erfahrungen in Prozessoptimierung

In einem Projektseminar des Instituts für Technische Betriebswirtschaft werden Studierende als Berater in regionalen Unternehmen eingesetzt. Ziel ist es, vor Ort die Geschäftsprozesse aufzunehmen und Maßnahmen zur Optimierung zu erarbeiten.

Learning by doing, das ist der Ansatz des Projektseminars Geschäftsprozessmanagement des Masterstudiengangs Wirtschaftsingenieurwesen am Institut für Technische Betriebswirtschaft (ITB) des Münster Centrum für Interdisziplinarität an unserer Hochschule. Studierende bilden Teams, die im Rahmen des Seminars als studentische Berater*innen in regionalen Unternehmen eingesetzt werden. Ziel des Projektseminars ist es, vor Ort die Geschäftsprozesse aufzunehmen, zu analysieren und Vorschläge zur Optimierung zu präsentieren.

Nicolas Kirchschlager hat diese Erfahrung bereits gemacht – vor ein paar Jahren noch als Student im Masterstudiengang Wirtschaftsingenieurwesen, jetzt als Ansprechpartner für die Studierenden im Unternehmen. Der Alumnus arbeitet heute als Projektleiter im technischen Vertrieb bei PHT, einem Anbieter für Hygienekonzepte und -technik mit Sitz in Beckum, und erinnerte sich an den Mehrwert des Projektseminars zurück: „PHT ist in den letzten Jahren rasant gewachsen, die Strukturen aber nicht im gleichen Maße mit. Deshalb nahm ich Kontakt zur FH Münster auf. Durch die Arbeit der Studierenden haben wir uns ein klares Bild davon erhofft, an welchen Punkten dringend angesetzt werden muss“, so Kirchschlager.

Bestehende Prozesse in der Auftragsabwicklung zu untersuchen und zu optimieren, war die konkrete Aufgabe des Teams um die Studierenden Anna Yilmaz, Henning Hallmann, Tobias Koch, David Schulze und Patrick Schulze. Dafür erstellten sie zunächst eine Ist-Analyse der Geschäftsprozesse von PHT von der Bedarfserfassung bis hin zur Reklamation. Mithilfe von Einzelinterviews und Workshops erfassten die Studierenden akribisch die einzelnen Schritte der Auftragsabwicklung und stellten diese visuell dar. Um das Ganze messbar zu machen, wurden dabei verschiedene Kennzahlen aufgenommen, wie zum Beispiel die Anzahl der Arbeitsschritte oder die benötigten Dokumente. Ein Vergleich des Ist-Prozesses mit dem Soll-Prozess zum Ende des Seminars belegte tatsächlich, dass die Komplexität im Prozess reduziert werden konnte.

Aufgefallen war den Studierenden, dass in einigen Prozessschritten kein einheitlicher Rahmen vorgegeben war, systemseitige Erinnerungen fehlten oder eine feste Ordnerstruktur für die Ablage notwendig war, was zu Fehleranfälligkeiten und höherem Suchaufwand führte. Also versuchten sie, klare Prozesse zu definieren und so den Arbeitsaufwand, Kommunikationsbedarf und Laufwege zu verringern. In einem Maßnahmenkatalog – sortiert nach Priorität – bündelten sie Vorschläge, wie die einzelnen Prozessschritte verbessert werden könnten, und zwar mit einer einheitlichen und digitalen Vorgehensweise. Ein ERP-System – kurz für Enterprise-Resource-System – könne zum Beispiel den gewünschten Nutzen erzielen für ein zuverlässigeres Lagersystem, eine einfache Bestandsübersicht und eine Entlastung des Einkaufs. Darüber hinaus empfehlen die Studierenden die Implementierung eines Kundenmanagementsystems, feste Zuständigkeiten und Schulungen für Mitarbeiter*innen.

„Jetzt ist es an uns zu überlegen, welche Maßnahmen wir davon umsetzen können“, sagt Kirchschlager. Vielleicht demnächst auch wieder mit Unterstützung durch die Studierenden, zum Beispiel im Rahmen einer Werkstudierendentätigkeit oder Abschlussarbeit. Auch Heinz-Josef Mollemeier, Geschäftsführer von PHT, zeigte sich überzeugt von der Arbeit der Studierenden: „Einen derart komplexen Prozess zu visualisieren hat vieles für uns transparent gemacht. Das Modell ist eine gute Basis, um weitere Erkenntnisse zu gewinnen – ein großes Dankeschön an die Studierenden!“ Über diesen „Ritterschlag aus der Praxis“, freut sich auch Prof. Dr. Ralf Ziegenbein, der das Seminar in dieser Form bereits seit mehreren Jahren anbietet: „Die Ergebnisse aus den diesjährigen zwölf Projekten zeigen erneut: Die Zusammenarbeit der FH Münster mit den regionalen Unternehmen funktioniert super! Im nächsten Jahr werden wir erneut daran anknüpfen. Ich freue mich schon jetzt auf neue, spannende Herausforderungen.“

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