Was sind die Ziele von Shared Services?
Bei der Zusammenlegung von einzelnen Dienstleistung zu Shared Service Center steht vor allem die Reduzierung der Kosten, eine verstärkte Prozessorientierung und eine erhöhte Servicequalität im Vordergrund. Dabei können diese Center sowohl als interne Einheiten einer Organisation geführt werden oder als selbständige Unternehmen fungieren, wobei auch dann ihre Dienstleistungen vorrangig für das eigene Mutter-Unternehmen angeboten werden und das Center nicht selbstständig am freien Markt agiert. Zudem soll dieses Organisationskonzept der Shared Service Center zum einen zur Erhöhung der eigenen Flexibilität durch Dezentralisierung und zum anderen zu einer Gemeinkostenreduzierung durch Zentralisierung dienen.
Worin besteht der Unterschied zum Outsourcing?
Beim Outsourcing werden externe Anbieter zur Erbringung von Dienstleistungen beauftragt, wogegen es sich beim Shared Service Center eher um eine Art des internen Outsourcing handelt. Dadurch sollen die Vorteile eines externen Dienstleister mit denen aus der Nutzung interner Mitarbeitender verbunden werden.
Welche Prozesse sind für Shared Services geeignet?
Nicht jeder Unternehmensprozess eignet sich für die Implementierung in einem Shared Service Center. Besonders geeignet sind Prozesse, die:
- einen hohen Grad an Standardisierung aufweisen,
- die einen hohen Wiederholungsgrad besitzen,
- die mit Systemen (z.B. ERP-Systeme) leicht zu unterstützen sind und
- die nur eine geringe Anzahl an Ausnahmeprozessen aufweisen.
In der Praxis treffen diese Merkmale besonders auf Prozesse des Personalwesens, der Beschaffung oder der internen IT Abteilung zu.
Wie sehen derzeitige Entwicklungstrends aus?
Während zu Beginn von Shared Service Centern vor allem Routine Aufgaben und Standardprozesse vorrangig konsolidiert wurden, werden heute die Shared Service Center zunehmend zu intelligenten Dienstleistungszentren, welche Software, Robotics oder auch Cloud Services verstärkt nutzen. Zudem nähern sich die Center stärker den Kernprozessen und Aufgaben eines Unternehmens und übernehmen dabei unterstützende Tätigkeiten, wie zum Beispiel die Analyse von Testergebnissen in Abteilungen, welche sich auf die Verarbeitung großer Datenmengen spezialisiert hat.