Ein Workflow ist ein formal beschriebener, ganz oder teilweise automatisierter Geschäftsprozess. In ihm werden Dokumente, Informationen oder Aufgaben von einem*r Teilnehmer*in an eine*n andere*n zur Ausführung entsprechend einer Menge von prozeduralen Regeln übergeben. Ein Workflow ist definiert über die zeitlichen, fachlichen und ressourcenbezogenen Spezifikationen, die für eine automatische Steuerung des Arbeitsablaufes erforderlich sind. Die im Workflow vorgesehenen Arbeitsschritte sind zur Ausführung durch die beteiligten Mitarbeitenden oder aber (immer öfter) durch Anwendungsprogramme vorgesehen.
Was ist Workflow-Management?
Workflow-Management (deutsch: Arbeitsablaufverwaltung) bezeichnet die aktive Vorgangsunterstützung und -steuerung durch die automatische Weitergabe oder Verteilung von Informationen. Ein Vorgang bezieht sich auf eine konkrete Aufgabe und bezeichnet deren Abarbeitung. Das Ziel von Workflow-Management ist die Vermeidung von Warte- und Liegezeiten im Rahmen der Aufgabenbearbeitung sowie die Überwachung des Fortschritts.
Wie wird Workflow-Management technisch umgesetzt?
Die zentrale Komponente eines durch einen Workflow automatisierten Prozesses ist die so genannte "Workflow Engine". Sie arbeitet nach definierten Regeln und Algorithmen die Aufgaben im Prozess ab. Durch die Workflow Engine wird der Prozess gesteuert, indem die menschliche Prozessbeteiligte über anstehende Aufgaben informiert und das Ergebnis der Tätigkeit an die Anwendungsprogramme weiterleitet wird. Ferner ruft sie je nach auszuführender Aufgabe interne und externe IT-Systeme über Schnittstellen auf ("Service-Orchestrierung"). Damit sind Workflow-Management-Systeme, deren Kern die Workflow Engines sind, deutlich von den spezifischen Anwendungssystemen (z.B. ERP-Systeme) abzugrenzen (vgl. auch Robotic Process Automation(RPA)). Es handelt sich also um ein Softwarepaket zur bereichs- und/oder unternehmensübergreifender Unterstützung bei der Ausführung von Prozessabläufen für eine reibungslose Informationsweiterverarbeitung.
Welche Workflow-Typen gibt es?
Workflows lassen sich einerseits nach dem Grad der IT-Unterstützung in der Prozessabwicklung und andererseits nach dem Strukturierungsgrad des Prozesses differenzieren.
Nach dem Grad der IT-Unterstützung unterscheidet Gadatsch drei Workflow-Typen:
- Freie Workflows: Sie werden vollständig manuell durch eine*n Mitarbeiter*in durchgeführt, z.B. Prüfung der Zuständigkeit einer eingegangenen Anfrage. Freie Workflows entsprechen nach diesem Verständnis der Institutionalisierung und Standardisierung von Geschäftsprozessen auf der Arbeitsebene. Sie sind damit die realweltlichen Pendants zu den Prozessmodellen auf einer, in der Regel sehr detaillierten Mikroebene.
- Teilautomatisierte Workflows: Sie werden ebenfalls durch Mitarbeitende durchgeführt, werden aber durch Anwendungsprogramme unterstützt, z.B. Eingabe von Stammdaten eine*r neuen Kund*in.
- Automatisierte Workflows: Sie werden ohne Eingriff von Mitarbeitenden durch Anwendungsprogramme ausgeführt, z. B. Überprüfung von Zahlungseingängen und Freigabe einer Lieferung.
Bei "teilautomatisierten" und "automatisierten" Workflows erfolgt die Institutionalisierung codiert in Computersystemen. Entsprechend detaillierter müssen sie auch definiert, d. h. in der Konsequenz auch modelliert werden. Schließlich werden die Abläufe über Transaktionsmechanismen und Datenbanken koordiniert. Die Programmierung erfordert entsprechend exakte Vorgaben. Dies ermöglicht aber gleichzeitig auch ein verbessertes Prozess-Controlling. So lässt sich jederzeit feststellen, ob eine bestimmte Transaktion auch ausgeführt wurde, welchen Stand der Prozess hat und wie lange er gedauert hat.
Es lassen sich ebenfalls drei Workflow-Typen nach der Strukturierbarkeit eines Prozesses identifizieren:
- Allgemeine Workflows: Sie werden auch Transaktions-Workflow genannt und zeichnen sich durch klar definierte Arbeitsabläufe und repetitive Vorfälle aus, z.B. die Reisekostenabrechnung. Solche hinreichend strukturierten Arbeitsabläufe lassen sich im hohen Grade automatisieren.
- Fallbezogene Workflows: Sie werden häufig als flexible Workflows betitelt. Hierbei handelt es sich um nicht vollständig standardisierbare Geschäftsprozesse wie beispielsweise die Bearbeitung von Kreditanträgen bei Banken.
- Ad hoc Workflows: Sie sind durch unstrukturierte Arbeitsabfolgen charakterisiert. Dadurch das sich die einzelnen Prozessschritte nicht genau vorhersagen lassen, wie z.B. bei der Bearbeitung von Investitionsanträgen in Großunternehmen, können solche Workflows in der Regel nicht modelliert werden.