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Sie können an verschiedenen Stellen abhängig von Ihrer Rolle nach Daten suchen
Wenn Sie keine Einschränkungen eingeben, werden alle Datensätze angezeigt, die Sie in Ihrer Rolle sehen können.
Die Ergebnisse Ihrer Suche hängen von Ihrer Rolle im System ab, d. h., Sie sehen nur die Daten, die Sie in Ihrer Rolle auch sehen dürfen. Bei der Suche nach einer Dozentin/einem Dozenten bedeutet dies z. B., dass einer Studentin/einem Studenten nur die Kontaktdaten angezeigt werden, während z. B. Personalsachbearbeiter/-innen umfangreiche persönliche Daten einsehen können.
Die Trefferlisten zeigen die gefundenen Elemente und die mit ihnen verbundenen Aktionen in der ersten sowie letzten Spalte der Tabelle an. Die erste Spalte fasst die Aktionen bei mehr als drei Bearbeitungsmöglichkeiten in einem Menü zusammen.
Je nach Funktion stehen Ihnen auch weitere Bearbeitungsmöglichkeiten direkt aus der Ergebnistabelle zur Verfügung, etwa zum Versand von E-Mails an mehrere Adressaten.
Falls keine Vergleichsoperatoren eingegeben wurden, wird eine unscharfe Suche durchgeführt. Ist das zu suchende Wort kürzer als drei Zeichen, enthält keine Sonderzeichen und wird mit keinem anderen Wort mittels UND verknüpft (entweder durch ein & oder durch ein Leerzeichen!), so wird nur der Anfang der durchsuchten Texte/Begriffe mit dem Suchwort verglichen (Prefix-Suche). Bei mehr als zwei Zeichen (sowie bei Sonderzeichen) wird der Texte nach dem Wort durchsucht.
Wird nach einem Personen-Vorname und/oder Personen-Nachname gesucht, so wird eine unscharfe Suche durchgeführt, solange der Suchbegriff aus mind. zwei Buchstaben besteht und keine Sonderzeichen wie z.B. * oder ? enthält. Soll eine phonetische Suche durchgeführt werden, muss dem Suchbegriff eine ⁓ Tilde vorangestellt werden.
Suchmuster sind ein Filterkriterium für Texte. So ist es beispielsweise möglich, alle Wörter, die mit S beginnen und mit D enden, zu finden, ohne die zwischenliegenden Buchstaben explizit vorgeben zu müssen. Alle Suchfenster unterstützen diese Suchmuster. Suchmuster, die mindestens drei Zeichen lang sind, werden als Wortbestandteil gesucht, Suchmuster mit einem oder zwei Zeichen werden als Wortanfang gesucht:
Auch individuelle Suchmuster können angegeben werden. Hierbei steht ein * für beliebig viele und ? für ein einzelnes Zeichen:
Ein Vergleichsoperator besteht aus einem oder mehreren Zeichen und dient dazu, zwei Elemente miteinander in Beziehung zu setzen und auf die Einhaltung von Bedingungen zu überprüfen. Alle Suchfunktionen stellen folgende Vergleichsoperatoren zur Verfügung:
Wenn Sie in einem Bereich suchen möchten, z. B. um einen Zeitraum zu durchsuchen, dann nutzen Sie dazu den Operator "::" (vorher ":"). Dies ist nicht möglich bei Suchfeldern für Zeit- oder kombinierte Datum/Zeit-Angaben.
Angenommen, Sie wollen nach drei Vornamen suchen. Hier bietet sich eine Suche mit einer Aufzählung an. Nutzen Sie dazu den Operator ",". Dies ist nicht möglich bei Suchfeldern, bei denen reelle Zahlen eingeben werden können.
Alle bisher genannten Suchausdrücke können mit "&" (UND) oder "|" (ODER) verknüpft und durch Klammern gruppiert werden. Dies ist nützlich für komplexe Suchabfragen.
Um nach einer Zeichenkette zu suchen, die einen dieser Operatoren enthält, kann die (komplette) Zeichenkette in Anführungszeichen eingeschlossen werden. Ausnahmen bestehen für die Zeichen *, ?, _, % und ". Um nach diesen Zeichen zu suchen, muss ihnen ein \ vorangestellt werden:
Zeitangaben können in den Formen hh, hh:mm oder h:mm:ss angegeben werden. Werden nur die Stunden eingegeben, so wird die Sucheingabe je nach verwendetem Vergleichsoperator auf eine volle Zeitangabe erweitert und es wird eine Bereichssuche durchgeführt.
Ein Datum können Sie in folgenden Formaten angeben:
Wenn Sie nur das Jahr oder Monat und Jahr eingeben, wird die Sucheingabe je nach verwendetem Vergleichsoperator auf ein volles Datum erweitert bzw. es wird eine Bereichssuche durchgeführt. Wenn das Jahr zweistellig ist, wird es so ergänzt, dass das Datum höchstens 80 Jahre zurück bzw. max. 20 Jahre in der Zukunft liegt. Ein zweistelliges Jahr wird nur dann akzeptiert, wenn auch mindestens der Monat mit angegeben ist:
Bei einigen Suchen sind Mehrfachsuchfelder definiert. Eingegebene Suchworte werden in mehreren Spalten in der Datenbank gesucht. Der Hilfetext des Suchfeldes beschreibt, auf welche Spalten der eingegebene Suchtext angewendet wird. Es können auch mehrere Suchworte (durch Leerzeichen getrennt) eingegeben werden. Jedes Suchwort muss dann mindestens auf eine der definierten Spalten passen, damit ein Datensatz in das Ergebnis aufgenommen wird (UND-Verknüpfung). Um ein Suchwort vom Ergebnis auszuschließen, fügen sie direkt vor dem Suchwort ein Minus(-) ein.
Suchworte, die als Stoppwort gelten, werden bei der Suche ignoriert. Stoppworte sind unter anderem Artikel, Konjunktionen und häufig gebrauchte Präpositionen. Soll ein Stoppwort dennoch aktiv als Sucheinschränkung genutzt werden, kann diesem einem Pluszeichen (+) vorangestellt werden. Die Prüfung, ob es sich um ein Stoppwort handeln könnte, entfällt dadurch.
Sie können bestimmte Suchmuster als Suchset speichern. Wenn Sie ein Set als Standardset abspeichern, wird nach diesen Kriterien beim nächsten Aufruf der Suche automatisch gesucht.
Die Funktionen der Suchsets werden Ihnen bei manchen Suchen oben rechts angezeigt. Wenn Sie etwa regelmäßig alle Bewerberinnen und Bewerbern aus der Personendatenbank ausgeben möchten, speichern Sie die Suche mit den Merkmalen 'Geschlecht: weiblich' und 'Rolle: Bewerber/-in'.
Bei einigen Suchen sind Schnellsuchkriterien definiert. Diese bilden eine Auswahl aus den maximal möglichen Suchkriterien und ermöglichen einfache und effiziente Suchen für die meisten Anwendungsfälle. Bei Suchen, für die Schnellsuchkriterien definiert sind, können Sie von der Schnellsuchfunktion mit Erweiterte Suche in die Detailsuche springen. Von dort können Sie über Einfache Suche zurück in die Schnellsuchmaske springen.
Wird ein gespeichertes Suchkriterien-Set geladen, werden die Sucheingabefelder der darin enthaltenen Daten zusätzlich in der Schnellsuche angezeigt.
Bei einigen Suchen kann nach Kriteriengruppen gesucht werden. Es wird zwischen einschließenden und ausschließenden Kriteriengruppen unterschieden. Kriteriengruppen sind thematisch zusammengehörige Gruppen von Kriterien, von denen zu einer Suche mehrere Ausprägungen festgelegt werden können. Bei der anschließenden Suche werden diese Kriterien anders als normale zwingende Kriterien behandelt: Für jede definierte Gruppe wird überprüft, ob zu dem Hauptsuchobjekt ein passender Datensatz mit genau der Kombination an definierten Kriterien existiert (bei einschließenden Kriteriengruppen) oder eben gerade nicht existiert (bei ausschließenden Kriteriengruppen). Ist dies der Fall, wird das Hauptsuchobjekt in die Ergebnismenge hinzugefügt.
Sie erkennen Fieldsets, die Kriteriengruppen unterstützen, am angezeigten Link mit der Beschriftung Kriteriengruppe hinzufügen unterhalb der normalen Suchkriterien. Wird der Link angeklickt, öffnet sich ein Overlay-Fenster mit den Sucheingabefeldern des Fieldsets. Hier können Sie nun eine Kriteriengruppe definieren. Ebenso können Sie dort festlegen, ob es sich um eine einschließende oder eine ausschließende Kriteriengruppe handeln soll. Zum Abschluss klicken Sie auf Speichern. Dadurch wird das Overlay-Fenster geschlossen und die definierte Kriteriengruppe übersichtlich dargestellt. Hinter jedem Eintrag finden Sie Aktionsicons zum Bearbeiten und Löschen definierter Kriteriengruppen.
Wird mehr als eine Kriteriengruppe in einem Fieldset definiert, kann festgelegt werden, wie diese Kriteriengruppen untereinander verknüpft werden sollen. Dazu erscheint bei mindestens zwei definierten Kriteriengruppen eine Auswahl, diese per UND oder per ODER zu verknüpfen, wobei die Kriterien innerhalb jeder einzelnen Kriteriengruppe per UND verknüpft werden, wie auch die Menge der Kriteriengruppen eines Fieldsets zu allen restlichen Kriterien (und Mengen an Kriteriengruppen anderer Fieldsets).
