Ein wichtiger Bestandteil des Qualitätsmanagementsystems an unserer Hochschule ist das Optimieren von Prozessen. Das Wandelwerk ist hierbei in zwei Themenfeldern aktiv:

Zum einen leisten das Evaluationsteam und das Projektteam "Wandel bewegt 2.0" gern Unterstützung, wenn Lehr-Lern-Prozesse hinterfragt und zum Beispiel kompetenzorientiert weiterentwickelt werden sollen.

Zum anderen möchten wir auch die Abläufe verbessern, die unsere Kernprozesse in Studium und Lehre, aber auch in der Forschung unterstützen. Dabei geht es zum Beispiel um die Studierendenverwaltung, um das Finanzmanagement oder die Berufung von Professorinnen und Professoren. Hierbei übernimmt unser Team Prozessmanagement eine zentrale Rolle: Wir betreiben das hochschulweite Prozessportal FINDUS und sind wesentlich an der Umsetzung der Projekte zur Einführung eines Campus Management Systems und eines Dokumentenmanagementsystems beteiligt. Aber was genau bedeutet das?

FINDUS - Das Prozessportal der FH Münster

Der Name ist Programm: FINDUS steht für "Formulare, Informationen, Diagramme und Service". FINDUS bietet seit 2008 allen Mitgliedern unserer Hochschule Prozessbeschreibungen in Form von Flussdiagrammen. Auf diese Weise werden notwendige Arbeitsschritte erläutert und über Verlinkungen zuständige Ansprechpartner angezeigt. Hilfreiche Dokumente oder Onlinequellen sind direkt mit einem Mausklick abrufbar. Um diese Prozessbeschreibungen zu erstellen, moderieren wir so genannte Prozessteams, in denen Vertreterinnen und Vertreter verschiedener Blickwinkel über einen Prozess diskutieren und gemeinsam einen möglichst optimalen Ablauf für die Hochschule definieren. Die Veröffentlichung im FINDUS-Portal verbessert die Transparenz unserer Prozessabläufe, sichert Prozesswissen in der Organisation und macht es allen Beteiligten leichter, im Verwaltungsdschungel die richtigen Wege zum Ziel zu finden.

Einführung eines Campus Management Systems

Ein Campus Management System ist zunächst eine Softwarelösung für die Verwaltung von Studien- und Studierendeninformationen im gesamten Student-Life-Cycle. Bei der Einführung eines solchen Systems müssen viele Abläufe mit Akteuren aus ganz unterschiedlichen Arbeitsbereichen einer Hochschule abgestimmt und verbindlich festgelegt werden. Die Einführung eines CaMS ist daher kein reines IT-Projekt, sondern immer auch ein Organisationsentwicklungsprojekt. Deshalb übernimmt das Team Prozessmanagement in diesem Projekt zum einen die Verantwortung für die Planung und Ausgestaltung der neuen Soll-Prozesse, die den Student-Life-Cycle unterstützen. Wir moderieren die fachlichen Planungsworkshops und bringen dadurch Prozesswissen in der Hochschule zusammen. Zum anderen übernehmen wir das Projektmanagement für die komplexe und mehrjährige CaMS-Einführung.

Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Die Durchführung von Prozessen umfasst neben der Ausführung der erforderlichen Prozessschritte auch das Zusammenspiel von Personal, der Bereitstellung von Informationen und den Rückgriff auf erforderliche physische und technische Ressourcen.

Im Verwaltungsumfeld spielen Akten eine zentrale Rolle als Informationsspeicher und zur Dokumentation und Nachvollziehbarkeit der Prozesse. Aber auch Prozesse, die keine klassischen Akten bearbeiten, ist es wichtig, dass der Bearbeitungsstand und eine nachvollziehbare Dokumentablage zur Verfügung stehen. Um dieses besser zu unterstützen, führt das Wandelwerk - auf Basis von zwei vorangegangenen Evaluationsprojekten - seit 2017 ein Dokumentenmanagementsystem hochschulweit ein.

Mit einem DMS werden Akten und Dokumente revisionssicher verwaltet, sodass gesetzlich eine vollständig digitale Bearbeitung ermöglicht wird. Transportwege über Hauspost und eigenhändige Unterschriften können weitgehend entfallen. Über eine Workflowunterstützung wird zudem der Prozess beschleunigt und in Teilen automatisiert. In eigenständigen Teilprojekten, die jeweils einen konkreten fachlichen Einsatzbereich widmen, wird das DMS schrittweise eingeführt.

Wir starten mit der Verwaltung von Vertragsdokumenten, mit der Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen (Präsidium und Hochschulrat) sowie der Beantragung und Abrechnung von Lehraufträgen. Wir übernehmen hier die Projekt- und Teilprojektleitung. Das Projekt hat Schnittstellen zu weiteren FH-Projekten, wie der Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitung (Projekt eRechnung) und der Einführung des Campus-Management-Systems (Projekt CaMS).

Seite drucken