Als innovative Erhebungsmethode wurde ein World-Café-Workshop genutzt, der mit 31 Praktikern aus kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) durchgeführt wurde. Ausgehend von bestehenden Studien zu kritischen Erfolgsfaktoren Geschäftsprozessmanagement und Projekten im Allgemeinen, konzeptionierten die Autoren den Workshop. Als Ergebnis konnten 117 Einflussfaktoren identifiziert werden, die anschließend zu 64 Erfolgsfaktoren zusammengefasst und in 9 Projektmanagement-Wissensgebieten unterteilt wurden.
Die wichtigsten Themenbereiche waren Projektintegration, Projektcontrolling und Stakeholder Management, gefolgt von Faktoren des Risikomanagements, des Personalmanagements und der Organisationskultur. Die identifizierten Faktoren geben einen vorläufigen Einblick in die Erfolgsfaktoren von Prozessoptimierungsprojekten in KMU ermöglicht und dienen als Ausgangspunkt für weitere Forschung.