Was ist Robotic Process Automation (RPA)?
Bots imitieren die Handlungen der Menschen, die in einem Geschäftsprozess mit IT-Systemen wie etwa ERP- oder CRM-Systemen arbeiten. Dafür nutzen sie die gleichen Benutzeroberflächen wie menschliche Anwender. Aber RPA ist kein Excel-Macro: Der Software-Roboter ist nicht auf eine Anwendung beschränkt, sondern lässt sich für mehrere IT-Systeme gleichzeitig einsetzen, ohne dass entwicklungsintensive Schnittstellen aufgebaut werden.
Warum hat RPA eine steigende Bedeutung für Unternehmen?
Das Ziel von Robotic Process Automation ist die Steigerung der Produktivität einzelner Prozesse oder auch der allgemeinen betrieblichen Effizienz. Ähnlich wie bei Industrierobotern in der Fertigung führt der Einsatz zu weniger manueller Arbeit, zu höheren Verfügbarkeiten und stärker reproduzierbaren Ergebnissen. Der Einsatz von RPA ist insbesondere für Routineprozesse geeignet, die varianzarm sind, deren Input auf auf digitalen Daten beruht und die häufig wiederkehren.
Wie funktioniert Robotic Process Automation?
Abbildung 1: Wie RPA funktioniert. Czarnecki, C.; Auth, G. (2018), S.117
Softwareroboter sind unabhängige Programme, die auf die bestehenden Benutzerschnittstellen der Anwendungssysteme zugreifen. Dadurch sind keine Anpassungen an den vorhandenen Systemen notwendig.
Beispiel:
Ein Mitarbeiter wird neu eingestellt und soll ein E-Mail-Postfach samt Adresse bekommen. Die personenbezogenen Daten des Mitarbeiters wurden in einem digitalen Formblatt abgefragt.
Ein Softwareroboter speist die Daten aus dem Formblatt nach gewissen Regeln in das Personalinformationssystem ein. Ein weiterer Roboter entnimmt dem Informationssystem Vor- und Nachnamen des Mitarbeiters. Nach einer festgelegten Regel kombiniert der Softwareroboter die Namen zu einer E-Mail-Adresse und trägt diese im Verwaltungssystem für E-Mail-Accounts ein. Für das praktische Anlegen des Accounts ist die Software zur Verwaltung der Adressen verantwortlich.
Woher weiß der Softwareroboter was er tun soll?
Der Roboter erlernt die nötige Vorgehensweise entweder durch Regeln, die konfiguriert werden, oder durch das Nachahmen von Benutzereingaben. Für das Anlernen werden daher keine Kenntnisse in Programmiersprachen vorausgesetzt. Die Sachbearbeiter stellen unterstützt durch das Robotersystem logikbasierte Regeln. Je nach Komplexität der zu erledigenden Aufgabe kann RPA durch die Kombinationen mit Verfahren der Künstlichen Intelligenz (KI) erweitert werden und dadurch über kognitive Lernfähigkeiten verfügen. Die Software ist dann in der Lage, die Regeln eigenständig zu erweitern und unstrukturierte Aufgaben zu lösen.
Folgende Komplexitätsgrade werden unterschieden (Czarnecki und Auth, 2018, S. 118):
- Routineaufgaben, bei denen Daten aus unterschiedlichen Anwendungssystemen kopiert oder kombiniert werden;
- Aufgaben mit regelbasierten Entscheidungen, bei denen Daten aus unterschiedlichen Anwendungssystemen genutzt und anhand eines Regelwerks bewertet werden;
- Unstrukturierte Aufgaben und Entscheidungen, bei denen neben bestehenden Daten und Regeln ein Erfahrungswissen notwendig ist.
Da die Anwendungssysteme über die Benutzerschnittstellen angesprochen werden, ist bei jeder Interaktion durch den Roboter eine Anmeldung in dem jeweiligen System nötig. Zum Einsatz kommen so mehrere Softwareroboter mit verschiedenen Kennungen, die zusammen ein RPA-System bilden. Für RPA-Anwendungen sind am Markt bereits zahlreich Standardlösungen zu finden. Gerade vor dem Hintergrund der dynamischen Entwicklungen in diesem Forschungs- und Anwendungsfeld ist davon auszugehen, dass die Möglichkeiten der Entscheidungsfindungen in der Prozessautomatisierung noch erheblich voranschreiten werden.
Wonach unterscheiden sich RPA-Systeme?
In Abhängigkeit von der vorliegenden Prozesskomplexität und dem Grad des Einsatzes an Künstlicher Intelligenz lassen sich vier unterschiedliche RPA-Systeme differenzieren.
- Einfache RPA-Systeme: Roboter ohne KI-Funktionalitäten. Diese werde vor allem zur Nachahmung von Routineaufgaben eingesetzt, wie beispielsweise das Erstellen von Reporten. Der Roboter wird hierzu durch ein bekanntes Prozessmodell durchgeführt.
- Kognitive RPA-Systeme: Roboter mit KI-Funktionalitäten. Hierdurch kann das Anwenderverhalten auch in komplexen Situationen repliziert werden.
- Intelligente RPA-Systeme: Roboter mit Lernfähigkeiten. Die Prozesse können selbstständig erlernt werden, ohne eine vorherige Programmierung. Basis für den Lernprozess können spezifischen Musteranalysen oder die Unterstützung durch neuronale Netze (Künstliche Intelligenz) sein.
- Autonome RPA-Systeme: Roboter mit kognitiven Mustererkennungsalgorithmen. Diese ermöglichen es komplexe Datenmuster zu erfassen und beherrschen dynamische Prozessstrukturen. Solche Roboter sind in der Lage automatisch Prozessveränderungen zu verstehen.
Differenzierung der RPA-Systeme
Welcher Zusammenhang besteht zwischen RPA und Process Mining?
Die Grundlage für den Einsatz von RPA im Unternehmen sind transparente Geschäftsmodelle, weshalb zunächst eine Prozessanalyse durchgeführt werden sollte. Die Prozessmodelle können mithilfe einer speziellen Process-Mining-Software aus den jeweiligen Anwendungssystemen generiert werden. Somit lassen sich alle erforderlichen Schritte und die arbeitsplatzbezogenen Tätigkeiten übersichtlich darstellen. Dies ist die Voraussetzung für die Definition der genauen Einsatzpunkte der Softwareroboter.
Praxisbeispiel
Eine Versicherung bekommt jährlich etwa 20.000 Versicherungsanträge als physische Dokumente, aus denen über sechzig Parameter extrahiert und manuell in Back-Office-Systeme eingetragen werden müssen. Der Geschäftsprozess wurde optimiert, indem jedes eingehende Dokument gescannt wird und danach automatisch alle Daten von einem Softwareroboter in die Back-Office-Systeme eingepflegt werden. In den Regeln für die Roboter ist festgehalten, an welchen Stellen der Scans die Informationen stehen und ausgelesen werden müssen. Außerdem ist definiert, wo die Information hinterlegt werden muss. Durch diesen Einsatz von RPA konnte die manuelle Verarbeitungszeit um 50 % gesenkt werden, sodass die Mitarbeiter mehr Zeit für die Betreuung von Kundenanfragen haben. Die Bearbeitungszeit von Anträgen konnte durchschnittlich um 40 % verkürzt werden.
Wie und wo kann ich noch mehr über Robotic Process Automation lernen?
Möchten Sie erfahren, wie Sie Robotic Process Automation auch in Ihrem Unternehmen erfolgreichen einsetzen können?
Wir bieten verschiedene Weiterbildungen und Seminare in den Bereichen Digitale Transformation, Prozessmanagement und Künstliche Intelligenz an. Weitere Infos dazu finden Sie hier.