Was sind die Prinzipien des Toolbased Managements?
Die grundlegende Systematik des Toolbased Managements drückt sich in den fünf Dimensionen des "5T-Modells" aus.
1. Tools:
Dreh- und Angelpunkt des Toolbased Managements sind die Methoden und Instrumente, die einer Führungskraft Vorgehensweisen und Arbeitshilfen bieten, eine Aufgabe strukturiert und erfolgreich zu erledigen. In den Entscheidungsphasen eines Geschäftsprozesses kommen unterschiedliche Arten von Tools zum Einsatz. Entscheidend für den Erfolg sind Auswahl, Kombination, Implementierung und Anwendung der Tools durch die Mitarbeitenden.
2. Technologie:
Betriebswirtschaftliche Methoden und Instrumente beziehen sich i.d.R. auf interne oder externe Daten. Sie werden durch Informationssysteme bereitgestellt und auch verarbeitet. Unternehmen müssen bei der Prozesssteuerung darauf achten, die hinsichtlich Relevanz und Qualität richtigen Datenquellen bereitzustellen und zu nutzen.
3. Transaktion:
Betriebliche Entscheidungen sind Ergebnisse von Prozessen. Sie werden durch den Einsatz von Tools unterstützt. Die Prozesse sind bewusst zu strukturieren und von den Entscheidungsträgern zu verfolgen. Die Zusammenhänge zwischen den Prozessen und den übrigen Dimensionen des Toolbased Managements sind transparent zu machen und zielorientiert zu steuern.
4. Team:
Es muss sichergestellt sein, dass die in den Entscheidungsprozessen beteiligten Personen die erforderlichen Methoden, Instrumente und Techniken eigenständig anwenden können. Dies erfolgt durch Schulungen, Trainings (z.B. on the job) und Coaching.
5. Transformation:
Idealerweise fügen sich die ersten vier Dimensionen gut zusammen. D.h., die richtigen Tools werden für den gewünschten Zweck korrekt und von allen akzeptiert eingesetzt. Gibt es aber Lücken, so sind Maßnahmen zu ergreifen, die Stimmigkeit herzustellen.
Insgesamt zielt der Ansatz auf die Erhöhung der Qualität betrieblicher Entscheidung und damit auf die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit ab.
Wie profitieren Geschäftsprozesse vom Toolbased Management?
Entscheidungsprozesse sind eingebettet in Geschäftsprozesse. Die einzelnen Aktivitäten können einer Entscheidung oder einer Ausführung zugeordnet sein. Ausgangspunkt für das Toolbased Management ist eine Prozessanalyse. Durch sie lässt sich feststellen, in welcher Qualität die Arbeits-, Informations- und Entscheidungsabläufe sowie die sie durchführenden Mitarbeitenden das verfügbare Toolset in ihrer täglichen Arbeit einsetzen.
Bei der Untersuchung ist unbedingt auf die durchgängige Berücksichtigung der fünf Dimensionen des Toolbased Managements zu achten ("5T-Modell").
Ein Unternehmen, das beispielsweise eine Beschaffungsentscheidung treffen muss ("Transaktion"), sollte dabei nicht nur die richtigen Mitarbeitenden in die Entscheidung einbinden ("Team") und die relevanten Daten ("Technologie") zur Verfügung stellen. Es sollte insbesondere darauf achten, dass die geeigneten betriebswirtschaftlichen Methoden und Instrumente ("Tools") richtig eingesetzt werden. Die systematische Prozessanalyse liefert entsprechende Lücken.
Praxisbeispiel
Der Vorstand eines großen Industriekonzerns hat festgestellt, dass die verschiedenen Betriebe von unterschiedlichen Anbietern mit Energie versorgt werden. Nun stellt sich die Frage, warum die Einheiten zu unterschiedlichen Entscheidungen gekommen sind.
Die Stabsstelle "Prozessmanagement" wird beauftragt, den betreffenden Geschäftsprozess zu untersuchen. Man entscheidet sich für die Analyse dieses Prozesses nach dem 5T-Modell.
Der Projektleiter stellt unten stehendes Schema zu Analyse auf. Angewendet auf alle Betriebe lassen sich folgende Maßnahmen ableiten, um ein einheitliches Tool-Portfolio bei zukünftigen Entscheidungen über Energieversorger und damit eine standardisierte Entscheidungsqualität sicherzustellen (vgl. die nummerierten Fahnen in der letzten Spalte der Grafik):
- Ableitung von Szenarien, Entwicklung einer Simulationsumgebung, Training der Mitarbeitenden, Anwendung im Entscheidungsprozess, Überlassung multimedialer Trainingswerkzeuge
- Training in Marktforschung, Entwicklung einer Erhebungsstrategie, Entwicklung einer Auswertungsumgebung, Begleitete Durchführung & Analyse
- Training in der Nutzwertanalyse, Coaching on the job
- Entwicklung eines Modells, Training im Einsatz des Modells, Coaching on the job
- Verhandlungstraining, Coaching in Verhandlungen
- Überarbeitung des Berichtssystems, Implementierung bedarfsorientierter Reports & Anpassung der Datenbasis, Implementierung von Routinen, Coaching in der Report-Anwendung
- Ableitung Steuerungskennzahlen, Implementierung von Messpunkten, Sicherstellung der Datengewinnung, Implementierung Reporting
