Da die Pandemie bis heute viele Unternehmen zwingt, die Arbeitsplätze ihrer Mitarbeiter*innen auf das heimische Umfeld zu verlegen, sind Unternehmen auf digitale Kollaborationstools angewiesen.
Wir geben einen kurzen Einblick in die funktionalen Eigenschaften der von Frau Weisser untersuchten Tools und beantworten die Fragen, welche Tools für die virtuelle Zusammenarbeit notwendig sind und ob Präsenztreffen nach der Pandemie der Vergangenheit angehören.
Kategorisierung der Tools
Grundlage der Untersuchung bildete die Kategorisierung der Tools basierend auf den Teilfunktionen von Kollaboration: Kommunikation dient dem Austausch von Nachrichten zur Informationsübermittlung zwischen den Mitgliedern einer Gruppe, Koordination umfasst die Organisation von Arbeitspaketen und die Zuordnung von Ressourcen und Verantwortungen und Kooperation fokussiert die gemeinsame Bewältigung von Aufgaben durch das gemeinsame Arbeiten an Objekten zur Zielerfüllung.
Hauptfunktionalitäten der Tools
Im Rahmen ihrer Abschlussarbeit untersuchte Silvana Weisser in Summe elf Kollaborationstools. Darunter fielen Zoom, Microsoft Teams, Webex und GoToMeeting aus der Kategorie der Kommunikationstools; Trello, Microsoft Planner und MeisterTask aus der Kategorie der Koordinationstools und Microsoft Whiteboard, Conceptboard und Miro aus der Kategorie der Kooperationstools.
Bei der Betrachtung der Tools wurde zunächst überprüft, welche der oben genannten Hauptfunktionalitäten von den einzelnen Tools geboten werden. Wie die nachfolgende Grafik zeigt, wurde festgestellt, dass die Hauptfunktionalitäten innerhalb der untersuchten Tools unterschiedlich starke Ausprägungen aufweisen:
Funktionalitäten-Schnittmengen der Tools
Des Weiteren ergab sich aus der Gegenüberstellung der Tools, dass eine Zuordnung der Tools zu einer übergeordneten Kategorie zwar grundsätzliche möglich ist, diese Zuordnung jedoch häufig nicht überschneidungsfrei erfolgen kann, da in einem Tool oft mehrere Funktionalitäten aus allen drei Kategorien kombiniert werden.
Daraus zog Silvana Weisser Schlussfolgerungen für die Praxis. Auf die Frage, welche Art von Tool für die virtuelle Zusammenarbeit notwendig seien, gibt es keine eindeutige Antwort, da der Bedarf an Tools von den Anforderungen der jeweiligen Teams abhängig ist. Allerdings lässt sich grundsätzlich festhalten, dass Kommunikationstools für die virtuelle Zusammenarbeit unverzichtbar sind, Koordinationstools vor allem bei der Verwaltung von nicht-regelmäßig anfallenden Aufgaben wie z.B. im Projektmanagement unterstützen und Kooperationstools sich zur Durchführung von Workshops eignen.
Die Frage, ob Präsenztreffen auch nach der Pandemie der Vergangenheit angehören, verneinte Silvana Weisser. Präsenztreffen werden nach der Pandemie vor allem dann weiterhin relevant sein, wenn sich die Gesprächspartner noch nicht kennen und wenn Teambuilding und Netzwerken im Vordergrund stehen. Virtuelle Treffen hingegen werden Präsenztreffen für regelmäßig oder kurzfristig stattfindende Meetings ablösen oder wenn große Entfernungen zwischen den Teilnehmer*innen liegen.