Prozessmanagement an der FH Münster

Durch zentrales Prozessmanagement möchten wir das Erreichen einer hohen Ergebnisqualität unterstützen. Hierzu werden insbesondere folgende Ziele verfolgt:

• Transparenz über die Abläufe erhöhen
• Hochschulmitgliedern beim Prozessdurchlauf Unterstützung anbieten
• Prozesswissen in der Organisation sichern und verteilen
• Prozesssicht in der Hochschule verstetigen
• Prozesse und deren Prozessqualität verbessern

Das zentrale Prozessmanagement an der FH Münster richtet seinen Blick besonders auf Lehr- und Lern-begleitende Prozesse. Also Abläufe, die die Kernprozesse in Studium und Lehre, Forschung und Transfer unterstützen und rahmen. Beispielsweise sind das Abläufe in den Themenfeldern Berufungsverfahren, Studierendenverwaltung, (Weiter-)Entwicklung von Studiengängen oder Finanzmanagement. In diesem Zusammenhang verfolgen wir das Ziel, die Prozesse zunehmend digitaler und medienbruchfrei zukunftsfähig zu gestalten. Hierzu wirken wir aktiv in verschiedenen Organisationsentwicklungsprojekten mit und treiben die Ausweitung des Einsatzes unseres Dokumenten-Management-Systems voran. Die Aufgaben im Prozessmanagement lassen sich dementsprechend insbesondere in folgende Felder aufteilen:

• Prozessanalysen, -optimierungen und -modellierungen durchführen
• Das Prozessportal FINDUS pflegen und weiterentwickeln
• Prozessmoderationen in Organisationseinheiten durchführen
• Umsetzungen mit dem DMS gestalten sowie fachlich-inhaltlich umsetzen (in Zusammenarbeit mit der DVZ)
• Die Prozesssicht in hochschulweiten Projekten einbringen

Gemeinsam mit den Mitgliedern unserer Hochschule reflektieren, diskutieren und verändern wir die Abläufe. Hierbei übernimmt das Team Prozessmanagement die Verantwortung, indem es Prozessworkshops koordiniert, vor- und nachbereitet sowie moderiert und die Ergebnisse aufbereitet. Dieses Vorgehen nutzen wir nicht nur für das Prozessportal FINDUS, sondern auch für die projekthaften Umsetzungen zur Ausweitung des DMS oder auch in anderen Organisationsentwicklungsprojekten.

Die Ergebnisse der Prozessanalyse dokumentiert das Team Prozessmanagement im hochschuleigenen Prozessportal FINDUS. FINDUS steht für "Formulare, Information, Diagramme und Service" und bietet seit 2008 allen Mitgliedern unserer Hochschule Prozessbeschreibungen in Form von Flussdiagrammen. Auf diese Weise werden notwendige Arbeitsschritte erläutert und über Verlinkungen zuständige Ansprechpersonen angezeigt. Hilfreiche Dokumente oder Onlinequellen sind direkt mit einem Mausklick abrufbar.

Die Mitglieder des Teams Prozessmanagement sind in verschiedene hochschulweite Organisationsentwicklungsprojekte in unterschiedlichen Funktionen eingebunden. Dabei bringen Sie das notwendige Know-How des Prozess- und Projektmanagements sowie eine konsistente Prozesssicht in die Projekte ein. In besonderem Maße waren und sind unserer Kolleginnen und Kollegen aktuell in folgenden Projekten involviert:

• Einführung eines Campus Managementsystems
• Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
• Einführung des Kennzahlenportals "Datendepot"
• Umsetzung der eRechnung
• Digitalisierung der Dienstreiseprozesse

Das Team Prozessmanagement unterstützt innerhalb der Hochschule, wenn Abläufe oder die Zusammenarbeit innerhalb einer Abteilung, innerhalb eines Teams oder zwischen mehreren Teams besprochen werden sollen (z. B. bei Klausurtagungen/-sitzungen). Dabei fungieren wir als neutrale Moderator*innen. So können wir die Gespräche unterstützen, begleiten und auch Input von außen in die interne Diskussion einbringen. Gemeinsam werden auf diese Weise die Abläufe betrachtet, woraus sich Ansätze zur Verbesserung oder konkrete Umsetzungsversuche ergeben können. Die Ergebnisse bleiben hierbei innerhalb des Kreises der Beteiligten und münden nicht in einen veröffentlichten FINDUS-Prozess.

In unserem Arbeitsalltag durchlaufen wir regelmäßig unterschiedlichste Prozesse. Vielleicht stoßen Sie dabei in Ihrem Alltag auf einen Prozess, der für eine Prozessanalyse, Prozessdigitalisierung und/oder einen FINDUS-Prozess sinnvoll erscheint. Oder Sie haben in Ihrem direkten Arbeitsumfeld die Idee, dass bestimmte Abläufe mit einer hochschuleigenen Moderation besprochen werden sollen. Dann kontaktieren Sie uns gern!