Rolle und Aufgaben der ERASMUS+ Fachbereichskoordinator*innen und -koordinatoren

Zur zentralen Aufgabe der Fachbereichskoordinator*innen gehört die Auswahl der ERASMUS+ Studierenden (Outgoings).
Die Auswahlkriterien müssen nach den Vorgaben des DAAD transparent, fair, ausgewogen, kohärent und nachvollziehbar sowie vollständig dokumentiert sein und sind allen potentiellen Bewerberinnen und Bewerbern und weiteren am Auswahlverfahren beteiligten Parteien mitzuteilen. Kriterien können z.B. sein: akademische Leistungen, sprachliche Kompetenz oder Motivation. Hierzu sollten die Studierenden einen Notenspiegel, ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf und einen Nachweis ihrer sprachlichen Kompetenz einreichen.

Den genauen Zeitpunkt der Auswahl kann die Ansprechperson am Fachbereich festlegen. Als Auswahlzeitpunkt bietet sich die Monate Dezember und Januar, da die Anmeldefristen für das Wintersemester an den meisten Partnerhochschulen im Frühjahr liegen. Die Anmeldefrist zur Förderung im ERASMUS+ Programm im International Office endet am 1. März.

Das International Office erhält die Fördergelder vom DAAD für das komplette akademische Jahr (Winter- und Sommersemester), so dass für die ERASMUS+ Studierenden sowohl für Winter- als auch Sommersemester der 1. März als einzige Frist im Jahr gilt.

Die Studierenden melden sich mittels des "Anmeldeformulars" zur Förderung an, das von der Ansprechperson am Fachbereich unterzeichnet werden muss. Mit dieser Unterschrift wird schriftlich die Zusage zur Teilnahme am Austausch erteilt.

Das Zuschussvergabeverfahren für ERASMUS+ ist öffentlich bekannt zu geben und muss klare Hinweise zu Förder-, Ausschluss-, Auswahl- und Vergabekriterien enthalten. Die Bewerbungs- und Förderkriterien sind (für den möglichen Teilnehmerkreis zugänglich) zu veröffentlichen. Diese Kriterien gelten auch für Zero Grant-Geförderte (Personen, die an ERASMUS+ ohne ERASMUS+ Zuschuss teilnehmen) und sind diesen ebenfalls mitzuteilen. Zusätzlich ist eine Dokumentation der Auswahlkriterien nebst Gründen bei abgelehnten Bewerbern zu führen. Basierend auf dem Ergebnis der Auswahl sollte gleichzeitig eine Reserveliste erstellt werden, welche zu einem späteren Zeitpunkt im Falle von Absagen oder bei Erhalt zusätzlicher Mittel zum Tragen kommen kann.

Bitte lassen Sie die vollständige Bewerber- und Auswahlliste unterzeichnet dem International Office bis zum 01. März zukommen.

Die Fachbereichskoordinator*innen sollten die ausgewählten Studierenden daran erinnern, sich neben der Anmeldung zur Förderung auch an der Gasthochschule zu bewerben und dabei unbedingt auch die dortige Frist im Auge zu haben. Diese können die Studierenden selbständig auf den Seiten der Gasthochschule recherchieren bzw. dort per E-Mail erfragen.

Als ein vorgeschriebenes Dokument zur Förderung müssen die ERASMUS+ Studierenden eine Lernvereinbarung (Online Learning Agreement) aufsetzen, das über ein internet-basiertes EU-Portal abgewickelt wird. Das Online Learning Agreement muss vor Beginn des Auslandsaufenthaltes vollständig unterzeichnet sein. Im Online Learning Agreement tragen die Studierenden die Lehrveranstaltungen ein, die sie im Ausland besuchen und sich danach anrechnen lassen möchten. Online Learning Agreements werden vor dem Beginn des Auslandsstudium abgeschlossen, damit die Studierenden bereits vor ihrem Auslandsaufenthalt eine Sicherheit darüber haben, welche der im Ausland absolvierten Lehrveranstaltungen ihnen nach ihrer Rückkehr anerkannt werden.

Ergeben sich bei Aufnahme des Auslandsstudiums Änderungen des ursprünglich festgelegten Studienprogramms, sind diese innerhalb eines Monats nach Ankunft der Studierenden im Gastland von allen beteiligten Parteien abzuzeichnen, um die akademische Anerkennung gewährleisten zu können.

Alle akademischen Leistungen, die im Learning Agreement vereinbart und unterzeichnet wurden, müssen anerkannt werden. Die Anrechnung bzw. Anerkennung der Studienleistungen des Studierenden an der Gasteinrichtung kann nur dann verweigert werden, wenn der Studierende das von der Gasthochschule verlangte akademische Leistungsniveau nicht erreicht oder die von den teilnehmenden Einrichtungen verlangten Bedingungen für eine Anerkennung nicht erfüllt. Die Beweispflicht bei Nichtanerkennung von im Ausland erbrachten Leistungen liegt bei der Heimathochschule.

Ausschlaggebend für die akademische Anerkennung sind die Lernergebnisse, nicht der (zeitliche) Umfang der während des Aufenthalts absolvierten Veranstaltungen. Es muss gewährleistet sein, dass die im Ausland erbrachten Studien-Leistungen auf die zum Erwerb des Studienabschlusses an der Heimathochschule erforderlichen Studienleistungen/-zeiten angerechnet werden (vorzugsweise unter Verwendung von ECTS).

Nach erfolgreichem Abschluss des Auslandsaufenthaltes stellt die Gasteinrichtung dem Studierenden entsprechend dem Studienvertrag eine Abschrift der Studiendaten (Transcript of Records) aus.

Studierende und Graduierte können auch für Praktika in ERASMUS+ Teilnehmerländern eine Förderung erhalten. Das Praktikum muss mindestens zwei und darf maximal zwölf Monate dauern. In manchen Fällen wenden sich die Studierenden während Ihrer Planung des Auslandspraktikums an ERASMUS+ Fachbereichskoordinator*innen.

Ähnlich wie bei einem Studienaufenthalt hat die entsendende Hochschule bei einem erfolgreich im Ausland absolvierten ERASMUS+ Praktikum - wie im Training Agreement gefordert - diesen Praktikumsaufenthalt durch die Verwendung von ECTS anzuerkennen und/oder im Diploma Supplement zu vermerken. Falls dies nicht möglich ist, ist der Aufenthalt im Transcript of Records zu dokumentieren. Ergeben sich bei Aufnahme des Auslandspraktikums Änderungen des ursprünglich festgelegten Trainingprogramms, sind diese innerhalb eines Monats nach Ankunft des Studierenden im Gastland von allen beteiligten Parteien abzuzeichnen, um die Anerkennung gewährleisten zu können.
Innerhalb der ersten Woche nach Ankunft soll die/der Studierende mit dem*r Mentor*in detailliert die Aufgaben des Praktikums erörtern, um eine gemeinsame Basis zu schaffen. Genauere Angaben zur Anerkennung sind von der entsendenden Hochschule vorab im Training Agreement zu dokumentieren.

Es können sowohl Pflichtpraktika als auch fakultative Praktika gefördert werden, sie müssen allerdings Bestandteil des Studiums sein und, wie im Training Agreement dargelegt, mit ECTS, im Diploma Supplement oder im Transcript of Records dokumentiert werden.

Neben der Auswahl der Outgoings ist die ERASMUS+ Ansprechperson am Fachbereich erster fachlicher Kontakt für die ERASMUS+ Incoming Students der Partnerhochschulen.

Im Idealfall setzen sich die ERASMUS+ Incoming Students mit der Ansprechperson am Fachbereich vor dem Aufenthalt an der FH Münster in Verbindung, um die Lehrveranstaltungen für das Learning Agreement abzustimmen und ggf. offene Fragen zu den Inhalten der Lehrveranstaltung zu klären.

Neben den Fördergeldern für Studierende stehen auch Mittel für Lehraufenthalte und Fortbildungen im Ausland zur Verfügung. Grundsätzlich ist dabei die Abstimmung mit der zuständigen ERASMUS+ Ansprechperson am Fachbereich nötig. Durch enge Kontakte zu den Partnerhochschulen führen aktuell vor allem die Fachbereichskoordinator*innen ERASMUS+ Mobilitäten durch.

Das International Office bietet regelmäßig Austausche der ERASMUS+ Fachbereichskoordinator*innen an und informiert dabei detailliert über den Stand der Dinge und Neuerungen.

Austauschaktivitäten können nur entsprechend der Vereinbarungen in den ERASMUS+ Verträgen durchgeführt werden. Das International Office archiviert und prüft die ERASMUS+ Verträge mit den verschiedenen Partnerhochschulen. Soll eine neue ERASMUS+ Kooperation abgeschlossen oder ein geltender Vertrag geändert werden, so kommen Sie gern auf das International Office zu.

Falls ein ERASMUS+ Vertrag in absehbarer Zeit ausläuft, wendet sich das International Office an die zuständige ERASMUS+ Ansprechperson am Fachbereich und bemüht sich nach ihrem Einverständnis um die Verlängerung des Vertrags.

Als grundsätzliche Voraussetzung für den Abschluss eines Vertrags und damit die Teilnahme am ERASMUS+ Programm müssen die betreffenden Hochschulen eine gültige ERASMUS Charta für Higher Education (ECHE) besitzen.