Einführung eines Dokumentenmanagmentsystems (FH-intern)

Die digitale Transformation schreitet voran. Die FH Münster steht mit Ihren dezentralen Standorten wie viele anderen Organisationen und Unternehmen vor der Aufgabe, Verwaltungstätigkeiten sowohl in den zentralen Bereichen (z.B. Finanzen, Personal) als auch dezentral z.B. in den Dekanaten der Fachbereiche und zur Abwicklung von Forschungsprojekten effizienter zu gestalten. Gerade die organisationsübergreifende optimale Gestaltung von Prozessen und die Unterstützung der Verwaltung von Informationen und Dokumente stehen im Fokus dieses Projekts. 

Die Fachhochschule hat sich daher das Ziel gesetzt, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen. Das DMS soll als zentrales System Verwaltungsprozesse in der Verwaltung als auch in den Fachbereichen und zentralen wissenschaftlichen Einrichtungen verbessern, die revisionssichere elektronische Ablage sicherstellen und den Zugang zu Akten und Dokumenten ermöglichen. 

Die Einführung des DMS erfolgt in einzelnen, in sich geschlossenen Projekten. In jedem Projekt wird in folgenden Phasen vorgegangen:

• Identifizierung des Einsatzpotenzials des DMS
• Ist-Erhebung der derzeitigen Prozesse, Zuständigkeiten, Informations- und Dokumentenaustausch
• Entwicklung der Sollprozesse, ggf. erforderlichr Formulare, Dokumentablagen und Zuständigkeiten (Rollen, Rechte)
• Spezifikation ggf. erforderlicher technischer Schnittstellen
  
• Begleitende Dokumentation der vorangangenen Ergebnisse in einem DMS-Einführungskonzept
• Umsetzung der entwickelten Prozesse im Dokumentenmanagementsystem

 Nach eines abschließenden Test, wird der DMS freigeschaltet und ggf. durch Schulungen und Beratung begleitet.